Les tâches à effectuer
S’assurer que le personnel visité est bien sur place avant d’orienter les visiteurs, prendre les messages et, au besoin, un rendez-vous pour les personnes occupées ou absentes et s’assurer qu’ils sont bien rendus aux destinataires dans les délais raisonnables, recevoir et traiter le courrier au départ et à l’arrivée, et les classer dans les chronos prévus à cet effet, appuyer la distribution de façon quotidienne, des appels, messages téléphoniques et autres courriers, appuyer la préparation du courrier à destination de l’extérieur, et assurer qu’il est régulièrement envoyé, adapter et suivre le système de classement des documents (courriers reçus, lettres diverses envoyés) afin de garantir un accès facile et le respect des séquences adoptées et mettre régulièrement en archive tous les documents, s’assurer que le courrier destiné aux partenaires extérieurs de CARE Bénin/Togo est transmis dans les délais, assister l’administration dans l’organisation des réunions et rencontres diverses, fournir un appui de qualité à l’administration et aux programmes en termes de travaux de secrétariat (préparation de correspondances, classement, archivage, etc.) .
Qui peut postuler?
– Être titulaire au minimum d’un BAC+2 en technique de secrétariat, en administration ou tout autre diplôme équivalent,
– Avoir une expérience d’au moins 6 mois dans le domaine du secrétariat,
– Avoir une maitrise des techniques d’accueil et de gestion des situations complexes,
– Avoir une maitrise parfaite de l’outil informatique, notamment les logiciels de traitement de texte tels que Word, etc. et tableurs tels qu’Excel,
– Avoir une maitrise parfaite d’Outlook et de l’Internet,
– Savoir manipuler les instruments de transmissions de message,
– Savoir s’exprimer correctement en français, oral et écrit,
– Être de nationalité togolaise.
Toute personne intéressée par cette opportunité est priée de contacter Beninfo@care.org au plus tard le jeudi 20 juillet 2023 à 12 h 00 (heure du Togo).
