Elle se donne comme mission, faire découvrir le métier de l’assistante administrative virtuelle en Afrique. Iliata Josette Djossou, notre « Elle de la semaine », assiste depuis son domicile des entreprises partout dans le monde en gestion administrative, du service à la clientèle, en planification d’agenda… Bilingue, celle qui a développé le concept d’Adjointe virtuelle Iliata a plus de 12 années d’expériences, passées au sein de plusieurs organisations en Afrique, aux États-Unis et au Canada. Ceci lui permet de comprendre facilement et de s’adapter rapidement à toutes les entreprises peu importe leur situation géographique. L’adjointe virtuelle Iliata réside aujourd’hui au Canada mais apporte son expertise aux entreprises peu importe le pays. A travers cette interview, qu’elle a bien voulu nous accorder, elle retrace son parcours et nous fait découvrir son métier. Bonne lecture !
Qui est Iliata Josette Djossou ?
D’origine togolaise, je suis née au Togo où j’ai également grandi. Après l’obtention de mon diplôme de baccalauréat de l’enseignement secondaire en 2005 (équivalent du diplôme d’études secondaires au Canada), je rentre à l’Université de Lomé pour des études en Anglais, langue seconde, au terme desquelles j’obtins en 2008 et 2009, une Licence et un certificat de maîtrise (Baccalauréat et Diplôme d’Études supérieures spécialisées selon l’évaluation comparative au Canada). Parallèlement, j’ai effectué pendant deux (2) ans, des études en assistanat de gestion au CIFOP Togo (l’équivalent d’un diplôme d’études collégiales au Canada).
Adjointe administrative avec plus de douze (12) ans d’expériences , j’ai créé adjointevirtuelleiliata et j’offre des services de soutien administratif à distance.
Je suis mariée et mère de trois enfants.
Quel a été votre parcours professionnel ?
Ma carrière professionnelle a débuté en 2008 avec des stages et des remplacements que je cumulais avec mes études. J’ai signé mon premier contrat en juin 2009 en tant qu’assistante administrative et au contrôle de gestion et ceci marquait le début d’une longue aventure dans le domaine du soutien administratif. Au cours de mon parcours professionnel, j’ai travaillé en tant qu’assistante administrative, assistante exécutive et assistante administrative aux projets. De ce fait, j’ai apporté mon appui à des cadres de haut niveau et aux Présidents d’Institutions tant dans des entreprises publiques, du secteur privé et au sein d’une organisation internationale. Ces différents postes m’ont permis d’acquérir des expériences diversifiées et de développer mes compétences ; ce qui a facilité mon insertion sur le marché du travail au Canada où j’ai immigré en 2020.
Aujourd’hui je travaille en tant qu’agente administrative et j’offre également mes services en ligne avec mon concept d’Adjointe virtuelle iliata.
Qu’est-ce qui vous a amené au métier d’assistante administrative virtuelle ? Qu’est-ce que vous offrez comme service ?
Pour des raisons d’ordre familial, je devrais voyager au Canada en 2020 pour une longue période laissant derrière moi, mon emploi. C’était en pleine pandémie de la COVID 19 à l’époque et j’avais beaucoup d’incertitudes pour trouver un autre emploi dans mon domaine et surtout du fait qu’il y avait le confinement. Aussi, mes recherches m’ont permis de déceler la forte demande de main-d’œuvre dans le domaine de l’assistance administrative. C’est ainsi que j’ai commencé par effectuer des recherches sur les services que je pouvais offrir en ligne le temps de trouver un emploi dans mon domaine et je tombe sur un groupe sur LinkedIn qui parlait de l’assistanat virtuel. J’ai fait quelques échanges et j’ai ensuite été référée à une formatrice résident au Canada ; la première adjointe virtuelle francophone au Québec et pionnière du domaine.
J’ai suivi ma formation et je me suis lancée. Parallèlement, j’ai suivi une formation en Lancement d’entreprise au Québec avec le Ministère de l’Éducation.
Les services que j’offre sont :
L’appui administratif et l’assistance personnelle : gestion de courriels et d’agenda, correction et mise en page, révision et reformulation de texte, conception de présentation PowerPoint, planification de rencontre de conseil d’administration et d’assemblée générale, rédaction des comptes rendus, suivis avec les partenaires et clients…
La traduction : anglais – français ; français – anglais
Mission de ressources humaines : élaboration de termes de référence du poste, affichage de poste, réception et tri de CV, prise de référence, élaboration questionnaire d’entrevue, recommandation d’embauche et rapport final
J’offre également un service de mentorat destiné aux secrétaires et assistantes administratives qui souhaitent rehausser leur niveau tant technique que personnel afin de devenir des piliers indispensables des managers en entreprise. Je vous invite à visiter notre site web http://www.adjointevirtuelleiliata.com ou nous suivre sur la page Facebook.
« Only sky is the limit / Le ciel est la seule limite »
Comment se passe votre journée de travail ?
Ma journée commence généralement à 5h ou plus tôt parfois en raison des obligations familiales et des échéances professionnelles.
Après ma routine du matin (réveil, méditation, thé), je m’installe à mon poste, je vérifie mes courriels et mon agenda avant de commencer par effectuer les suivis nécessaires jusqu’à 7h.
Je prépare le sac de déjeuners des enfants, les aide à s’apprêter et c’est le départ pour l’école et la garderie.
Je me reconnecte à 8h et je commence mes tâches prioritaires de la journée : tri des courriels, préparation des documents à approuver pour signature, préparation de documents de réunions… J’assiste à des réunions et je fais les suivis nécessaires.
Il faut aussi noter que mes disponibilités s’étalent en journée, en fin de journée et au cours du week-end.
Qu’est-ce qui vous rend heureuse ?
Voir la satisfaction de mes clients à la suite de mes prestations est ce qui me rend plus heureuse. En effet, mon objectif est de soulager les entreprises et/ou travailleurs autonomes, en prenant en charge le volet de la gestion administrative. Les tâches administratives sont chronophages et peuvent être ennuyeuses pour un gestionnaire ou un dirigeant d’entreprise qui devrait utiliser ces heures pour développer des activités qui lui apportent de la valeur ajoutée. Apporter des solutions est ce qui me rend fière et heureuse.
Je suis particulièrement fière d’un mandat que j’exécute depuis quelques mois déjà. Initialement prévu pour durer quelques semaines, il a été reconduit plusieurs fois avec l’ajout de nouvelles missions vu la qualité de la prestation et mon professionnalisme.
Quelle est votre citation favorite de motivation ?
« Only sky is the limit / Le ciel est la seule limite ».
Quels sont vos projets ?
Mes proches vous diront que je n’aime pas parler de mes projets jusqu’au moment où ils sont à l’étape de lancement (rire)… Mais plus sérieusement, je dirai que j’en ai tellement actuellement, mais celui qui me tient vraiment à cœur en ce moment est de faire connaître dans mon pays le Togo, voire dans toute la sous-région, le métier d’assistance en ligne. Plusieurs personnes sont à la découverte du domaine et se posent la question sur la façon de travailler de façon virtuelle avec une adjointe administrative. Il s’agira pour moi d’expliquer la nature de la collaboration avec une adjointe virtuelle, les méthodes de travail standard, les outils et les matériels nécessaires.
Que faites-vous quand vous ne travaillez pas ?
Mes deux autres passions sont la beauté féminine et la cuisine. J’aime passer du temps en cuisine pour ma petite famille et partager de bons moments avec les enfants. Je suis également maquilleuse et j’avais un salon de beauté de 2018 jusqu’en 2020. Ce salon offrait des services en coiffure, maquillage d’événement et onglerie.
Merci Madame et plein succès à votre entreprise.
Merci également à vous.
