Presque tous les services disposent d’un département secrétariat et donc de secrétaires. Un département essentiel, mais ses acteurs (secrétaires) sont moins valorisés. Au cours du Congrès du Cercle des Professionnels du Secrétariat et de l’Assistanat du Togo (CEPROSAT), tenu les 21 et 22 octobre 2022 à Lomé, la question de l’importance de ce corps de métier était sur la table de discussions.
Les secrétaires ont pour mission de réceptionner, rédiger et transmettre les courriers et les e-mails, gérer l’agenda de son (ses) responsable (s), préparer les voyages et déplacements, organiser des réunions, prendre en note les échanges et rédiger les comptes-rendus, trier et organiser le classement de documents et dossiers. « On ne peut jamais avoir une administration sans secrétariat. Tout service a besoin de secrétaires et ça commence d’ailleurs par-là », a précisé Blaise Awesso, nouveau Président du CEPROSAT.
Au vu des missions assignées aux secrétaires, ils sont souvent les bras droits des Directeurs. Sauf que dans certains services, ce n’est malheureusement pas le cas. « Certains pensent qu’on peut se passer des secrétaires. Ils pensent que la secrétaire est là, juste par nom, ou pour acheter du koliko ou encore faire du café. Or, nous sommes là, en amont pour préparer tout ce qui leur permet de prendre des décisions », a déclaré Kadjé Faramammiè, Fondatrice du CEPROSAT.
Pour faciliter la tâche aux Directeurs et Managers et valoriser les secrétaires et assistants de direction, Kadjé Faramammiè propose des recyclages permanents pour les secrétaires. C’est d’ailleurs ce que compte continuer, le nouveau bureau du CEPROSAT élu le 21 octobre 2022.
